Tư duy mới về tái cấu trúc doanh nghiệp

Sự trở lại của dịch bệnh Covid-19 tại Việt Nam lần thứ 2 trong năm 2020 một cách bất ngờ và chóng vánh, một lần nữa khẳng định tầm quan trọng của BCP (Business Continuity Plan – Kế hoạch kinh doanh liên tục). Nếu các doanh nghiệp Việt Nam không nhanh tay xây dựng kế hoạch này thì sẽ không còn có cơ hội thực hành và kiểm chứng về lợi ích của nó trong bối cảnh hiện nay.

Tư duy mới về tái cấu trúc doanh nghiệp

Hệ thống thượng tầng trong doanh nghiệp chính là kim chỉ nam, là định hướng để doanh nghiệp có lý do để tồn tại và phát triển.

Tái thiết lập doanh nghiệp trong thời VUCA

Theo báo cáo “Đánh giá tác động của dịch Covid-19 đến nền kinh tế và các khuyến nghị chính sách” do Đại học Kinh tế quốc dân công bố ngày 3/4/2020, để đối phó với những khó khăn do tác động của đại dịch, 65,5% doanh nghiệp thực hiện cắt giảm chi phí hoạt động thường xuyên; 35,3% doanh nghiệp phải cắt giảm lao động; 34% phải cắt giảm lương nhân công lao động;

34,5% doanh nghiệp đã phải cho lao động nghỉ việc không lương; 44,7% doanh nghiệp cắt giảm quy mô sản xuất kinh doanh; 34,7% các doanh nghiệp lựa chọn tạm dừng hoạt động sản xuất kinh doanh để chờ qua thời kỳ khó khăn và 15,1% doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi hình thức sản xuất kinh doanh cho phù hợp với bối cảnh mới.

Như vậy rõ ràng, các doanh nghiệp đang trong quá trình thay đổi và chuyển mình để gồng gánh với những khó khăn. Quá trình đó có thể coi là quá trình “tái thiết lập” một cách mạnh mẽ trên nhiều phương diện để doanh nghiệp có thể tồn tại và sống sót.

Mỗi doanh nghiệp, mỗi tổ chức đều sẽ cần trải qua các giai đoạn khác nhau trong vòng đời: “Thiết lập – Phát triển – Trưởng thành – Suy thoái”. Vòng đời này sẽ cứ lặp đi lặp lại nhiều lần khi có tác động, sự thay đổi đến từ bên ngoài và cả bên trong.

Giai đoạn “Thiết lập” của vòng đời mới chúng ta sẽ gọi là “Tái thiết lập”. Tái thiết lập không phải lúc nào cũng “đập đi xây lại”, tùy theo từng bối cảnh kinh tế, định hướng phát triển của doanh nghiệp, “Tái thiết lập” còn là dựa trên nền tảng cũ, lịch sử phát triển cũ đến xây nên một cái mới hơn, vững mạnh hơn,….

VUCA là viết tắt của Volatility (biến động), Uncertainty (không chắc chắn), Complexity (phức tạp) và Ambiguity (mơ hồ). Thuật ngữ “VUCA” xuất hiện từ những năm 1990 để mô tả về thế giới đa phương sau chiến tranh lạnh, nhưng ngày nay lại được sử dụng khá phổ biến để chỉ những đặc điểm chính của môi trường kinh doanh hiện tại mà doanh nghiệp phải đối mặt.

Với mức độ “VUCA” ngày càng cao là một thách thức rất lớn cho các doanh nghiệp hiện nay, bắt buộc doanh nghiệp phải thường xuyên thay đổi, thích ứng liên tục để tồn tại. Các kế hoạch dài hạn thậm chí bị lỗi thời ngay lúc chúng được phê duyệt. Do đó, các doanh nghiệp cần tái thiết lập nhanh chóng hơn và vòng đời phát triển cần phải quay nhanh hơn để kịp thích ứng và tồn tại

Khi thế giới đang trong bối cảnh VUCA hiện nay thì BCP lại càng trở nên cần thiết và quan trọng. BCP là bản kế hoạch được xây dựng nhằm giúp các doanh nghiệp có thể phục hồi hoạt động sau khi bị gián đoạn một phần hoặc toàn bộ hoạt động sau khi một tai họa hoặc sự cố bất ngờ ập đến.

Theo một nghiên cứu của Contingency Planning Research, khi được hỏi: “Công ty của bạn sẽ có nguy cơ sụp đổ nếu phải ngừng hoạt động trong bao lâu?”, 70% công ty đã trả lời là “trong 72h” và có 4% nói rằng công ty của họ sẽ biến mất nếu không thể phục hồi các hoạt động ngay trong giờ đầu tiên.

Cũng trong khảo sát đó, 15% doanh nghiệp cho biết mỗi giờ không hoạt động họ sẽ thiệt hại khoảng 50.000 – 100.000 USD và 4% nói rằng con số này có thể lên đến trên 5 triệu USD. Như vậy, một bản kế hoạch kinh doanh liên tục sẽ giúp bảo vệ doanh nghiệp trong các tình huống này, và khiến cho hoạt động doanh nghiệp ít hoặc không bị ảnh hưởng.

Đặc biệt, sự trở lại của dịch bệnh Covid-19 tại Việt Nam lần thứ 2 trong năm 2020 một cách bất ngờ và chóng vánh, một lần nữa khẳng định tầm quan trọng của BCP. Nếu các doanh nghiệp Việt Nam không nhanh tay xây dựng bản kế hoạch này thì sẽ không còn có cơ hội thực hành và kiểm chứng về lợi ích của nó trong bối cảnh hiện nay.

Tư duy mới về tái thiết lập doanh nghiệp trong thế giới VUCA

Tái thiết lập Mô hình kinh doanh:

Sau dịch bệnh Covid-19, hành vi tiêu dùng của khách hàng đã thay đổi không ít. Chính vì vậy, dù là doanh nghiệp ở ngành nghề lĩnh vực nào cũng cần có sự đánh giá, thay đổi một phần hoặc thậm chí là cả mô hình kinh doanh.

Có thể lấy ví dụ trong ngành F&B là một trong những ngành chịu ảnh hưởng nặng nề nhất của dịch bệnh Covid-19. Khi những nhà hàng vật lý, những nhà hàng hiện hữu bị buộc phải đóng cửa và không có khách là lúc bắt đầu cuộc sống của những nhà hàng mới – những mô hình online.

Covid-19 như lực đẩy để doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống giao nhận của riêng mình, giảm sự phụ thuộc vào các đối tác giao đồ ăn online với mức chiết khấu lên đến 30%. Đó chính là một trong những biểu hiện của việc thay đổi mô hình kinh doanh để thích ứng và tồn tại.

Để xác định được các yếu tố cần thay đổi, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi “cơ bản và cốt lõi” sau: Khách hàng của bạn là ai? Đối tượng khách hàng có thay đổi gì sau những biến cố và thay đổi của môi trường kinh doanh hiện tại không?

Các hoạt động chính: Sau những sự thay đổi trong môi trường hiện nay, doanh nghiệp cần bổ sung hay cắt giảm hoạt động nào không? Hoạt động chính cốt lõi cần bắt buộc duy trì là gì?

Đối tác chính của bạn là ai? Khi chuỗi cung ứng trên thế giới đang có sự thay đổi và dịch chuyển thì các đối tác của bạn có cần thay đổi gì không?

Quan hệ khách hàng của bạn cần cải tiến như thế nào? Kênh phân phối ra sao? Cần thay đổi gì để tiếp cận và duy trì quan hệ với khách hàng khi thế giới hiện nay đang trong giai đoạn hạn chế tiếp xúc và tăng cường các giao dịch online?

Cơ cấu chi phí và dòng doanh thu của doanh nghiệp có thay đổi gì? Các nguồn doanh thu sẽ tới từ đâu hiện nay và các nguồn chi phí được kiểm soát như thế nào

Tái thiết lập thượng tầng

Hệ thống thượng tầng trong doanh nghiệp chính là kim chỉ nam, là định hướng để doanh nghiệp có lý do để tồn tại và phát triển.

Đầu tiên, doanh nghiệp phải cùng nhìn lại về: “Tầm nhìn – Sứ mệnh – Giá trị cốt lõi” hiện tại cần thay đổi gì không trong bối cảnh hiện nay? Nếu có thì khi nào chúng ta cần điều chỉnh và thay đổi? Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần có khả năng nhìn xuyên qua những hỗn loạn để có tầm nhìn rõ ràng về tổ chức của mình.

Họ phải xác định lại được doanh nghiệp cần đi tới đâu trong tương lai của thế giới VUCA, biết cách từ chối những xao nhãng xung quanh, tránh bị các tác động bên ngoài ảnh hưởng đến việc thực thi tầm nhìn và sứ mệnh của mình. Khi “Tầm nhìn – Sứ mệnh” thay đổi thì chiến lược doanh nghiệp cũng cần thay đổi để đạt được tầm nhìn đó.

Tái thiết lập hệ thống vận hành

Để thực thi được “Tầm nhìn – Sứ mệnh – Chiến lược” sau khi tái thiết lập, doanh nghiệp cũng cần cải thiện hệ thống vận hành hiện tại cho phù hợp.

Hệ thống vận hành bao gồm các quy trình trong doanh nghiệp và hệ thống quản trị nhân sự giúp bộ máy hoạt động trơn tru và quan trọng là tất cả các hoạt động đều hướng tới mục tiêu chung để đạt được tầm nhìn của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần đánh giá xem hệ thống quy trình vận hành đã vững mạnh và sẵn sàng trong giai đoạn mới chưa? Hệ thống quản trị nhân sự đã tối ưu và cập nhật chưa (Các mô tả công việc của nhân viên hiện nay còn giống như cũ không? Khung năng lực của nhân viên cần có là gì để thích ứng với môi trường kinh doanh hiện nay? Hệ thống đánh giá và chính sách như thế nào để gắn kết nhân viên?…)

Tái thiết lập hệ thống bán hàng

Bán hàng là một hoạt động vô cùng quan trọng của doanh nghiệp và ảnh hưởng tới sự sống còn của doanh nghiệp. Khi mô hình kinh doanh, chiến lược thay đổi thì doanh nghiệp cần đánh giá lại hệ thống bán hàng cần cải thiện gì? Hệ sinh thái sản phẩm của doanh nghiệp đã đủ đang dạng và tạo ra doanh thu trong dài hạn và ngắn hạn chưa? Hệ thống chăm sóc và dịch vụ khách hàng hiện nay như thế nào? Đã tạo ra được những trải nghiệm tốt để giữ chân khách hàng và phù hợp với hành vi mua sắm của họ chưa?

Tóm lại, công cuộc tái thiết lập doanh nghiệp là công việc cần làm thường xuyên chứ không phải chỉ khi có sự cố mới thực hiện. Nó không phải chỉ có vị ngọt để đón nhận những sự thay đổi mới mà nó có nhiều vị đắng. Sự thay đổi chưa bao giờ là dễ dàng đối với bất cứ ai và bất cứ tổ chức nào, có lúc đụng chạm tới cả quyền lợi của nhiều thành viên, thậm chí là cả chủ doanh nghiệp.

Chính vì vậy mà không ai khác, trước hết, chính chủ doanh nghiệp phải là người chịu “tư duy lại” để nhận thức đúng, chịu “uống thuốc” và kiên trì với quá trình tái thiết lập này. Mục đích cuối cùng là để doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong bối cảnh VUCA của thế giới hiện nay.

* Bài viết thể hiện quan điểm của tác giả Bùi Hoài Thu – Giám đốc khách hàng doanh nghiệp Công ty cổ phần Tư vấn và giáo dục John&Partners và Ngô Công Trường – Sáng lập và Giám đốc chuyên môn Công ty cổ phần Tư vấn và giáo dục John&Partners

 Trích nguồn: Bùi Hoài Thu – Ngô Công Trường, The LEADER