Ngày nay, với sự hỗ trợ “đắc lực” của công nghệ, việc giao tiếp và làm việc giữa các thành viên trong nhóm đã trở nên đơn giản và thuận tiện hơn rất nhiều nhằm đạt được năng suất cao nhất trong công việc. Mọi người có thể làm việc cùng nhau dù khác vùng địa lý, khác quốc gia nơi có trụ sở làm việc, thậm chí là có những nền văn hóa khác nhau. Ở mỗi hình thức giao tiếp sẽ có những lưu ý nhất định để có thể thực hiện nhằm cải thiện hiệu suất làm việc của nhóm và dưới đây chính là 5 hình thức giao tiếp nhóm mà bất kỳ ai cũng nên nắm rõ:

1. Giao tiếp trong cuộc họp

Để hỗ trợ nhóm có những cuộc họp hiệu quả, tránh mất thời gian và đạt được kết quả như mong muốn, bạn có thể áp dụng kỹ thuật đặt câu hỏi 5W như sau:

• Why – Tại sao

Hãy xác định lý do tại sao chúng ta cần cuộc họp này? Hãy thông báo cho đồng nghiệp của bạn về mục đích của cuộc họp để họ có chuẩn bị nội dung có liên quan và sử dụng thời gian họp hiệu quả hơn.

• Who – Ai

Ai là người cần tham gia cuộc họp này, liệu rằng tất cả mọi người đểu cần có mặt? Việc họ tham gia gắn liền với nội dung nào?

• When – Khi nào

Nên tổ chức buổi họp này vào thời gian nào? Việc này sẽ giúp cho các đồng nghiệp của bạn có sự chuẩn bị chu đáo hơn, tiết kiệm thời gian và buổi họp diễn ra hiệu quả hơn

• Where - Ở đâu & What – Cái gì

Cân nhắc về mục đích và nội dung của buổi họp để lựa chọn một địa điểm và chuẩn bị những vật dụng hoặc công cụ liên quan phù hợp.

2. Giao tiếp qua email và họp trực tuyến

Giao tiếp qua email

• Cân nhắc về mục đích, người nhận và nội dung email. Lý do vì sao gửi email này? Nội dung của email có thực sự liên quan đến người nhận? Ai nên là người nhận email này?

• Tránh trả lời email không cần thiết để không làm đầy email của người khác và gửi đi những email không cần thiết như cảm ơn, thông báo đã nhận được. Trong trường hợp bạn được CC (carbon copy) trong email có nghĩa là email này chỉ dùng để cung cấp thông tin và không cần phải trả lời.

• Sử dụng có cân nhắc tính năng BCC. BCC (Blind carbon copy) là tính năng tạo ra các bản sao chép tạm, được sử dụng khi cần bảo mật thông tin người nhận. Tuy nhiên, người được BCC trong email có thể phản hồi cho tất cả mọi người cùng được gửi mail.

• Sử dụng chủ đề email cụ thể. Chủ đề (Subject) của email cần thể hiện được nội dung bên trong, tóm tắt được thông tin cần thiết và gây chú ý cho người nhận.

• Sắp xếp nội dung email: sắp xếp nội dung email khoa học, đơn giản và thuận tiện theo dõi cho người nhận bằng việc sử dụng các đề mục, ký hiệu đặc biệt, tô đậm hoặc sử dụng màu khác đối với những nội dung quan trọng.

Giao tiếp qua họp trực tuyến

• Chia sẻ lịch trình và nội dung cuộc họp trước khi diễn ra

• Chuẩn bị các hình ảnh, tài liệu, thiết bị hỗ trợ để đảm bảo người tham dự nắm được thông tin thảo luận.

• Kiểm tra tất cả các yếu tố kỹ thuật có liên quan như đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh của bạn trên camea trước khi họp

• Sắp xếp thời gian họp phù hợp cho tất cả các bên

• Thực hiện giao tiếp bằng mắt và giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể bình thường như khi họp trực tiếp

3. Giao tiếp giữa các bộ phận chức năng

Kết hợp một loạt các chuyên môn là một lợi ích của việc làm việc theo nhóm. Là trưởng nhóm, làm thế nào bạn có thể khai thác sức mạnh của nhóm? Là một thành viên trong nhóm làm sao bạn phát huy hết được điểm mạnh của mình? Khi làm việc với các bộ phận chức năng cần chú ý đến 3P như sau:

• Prior - knowledge level (Trình độ kiến thức trước đây)

Cân nhắc xem mọi người đã biết gì về nội dung thảo luận. Điều này sẽ giúp điều chỉnh nội dung phù hợp trong khi làm việc nhóm. Chẳng hạn có thể sử dụng thuật ngữ chuyên ngành hoặc từ chuyên môn nếu nhóm có nhiều chuyên gia trong lĩnh vực này hoặc sẽ phải đơn giản hóa nội dung nếu nhóm có quá ít người hiểu về chủ đề này

• Potential reactions (Phản ứng tiềm năng)

Cùng một vấn đề mỗi người sẽ có những phản ứng khác nhau, thậm chí các phản ứng này lồng ghép vào nhau rất đa dạng. Vậy nên cần cân nhắc thật kỹ thời điểm, tình huống phù hợp để trao đổi nội dung cần thiết để có thể tiên đoán được phản ứng của người đối diện

• Perceived benefit (Lợi ích cá nhân)

Liệu nỗ lực cá nhân có mang lại lợi ích cho cả nhóm? Lợi ích của cá nhân có được đảm bảo với nỗ lực đã đóng góp?

4. Giao tiếp giữa các nền văn hóa

Công nghệ cho phép chúng ta hợp tác với mọi người trên khắp thế giới. Trong khi công nghệ có thể dễ dàng truy cập, các nhóm văn hóa chéo vẫn phải đối mặt với những thách thức đáng kể liên quan đến giao tiếp. Thách thức chính là rảo cản ngôn ngữ vả rào cản phi ngôn ngữ.

Với rào cản ngôn ngữ, chúng ta có sự khác biệt nhất định về việc sử dụng các ngôn ngữ khác nhau thậm chí là trình độ khác nhau khi sử dụng cùng một loại ngôn ngữ. Để hạn chế rào cản này, có thể áp dụng những mẹo đơn giản sau:

• Cung cấp tài liệu văn bản trước cuộc họp và tạo cơ hội cho đồng đội theo dõi văn bản nếu cần thiết. Đưa ra các câu hỏi hoặc một số hướng dẫn nếu cần thiết

• Thông báo trước cho đồng nghiệp nếu cần phải sử dụng một ngôn ngữ khác không phải tiếng mẹ đẻ

• Sử dụng ngôn từ đơn giản dễ hiểu. Hạn chế sử dụng các thành ngữ hoặc tiếng lóng để tránh sự hiểu lầm do khác biệt về văn hóa.

• Khuyến khích mọi người cùng giao tiếp và tìm ra các từ thay thế đơn giản để mọi người cùng hiểu và có thể đồng thuận với nhau

Với rào cản phi ngôn ngữ thường bắt nguồn từ sự khác biệt văn hóa, bạn cần chú ý những điều sau:

• Tìm hiểu các chuẩn mực văn hóa ở những quốc gia và vùng lãnh thổ mà có đồng nghiệp làm việc cùng bạn

• Sử dụng cử chỉ đơn giản, dễ hiểu và biểu hiện rõ nội dung mà bạn muốn truyền tải mà không gây hiểu lầm giữa các nền văn hóa khác nhau

5. Giao tiếp phi ngôn ngữ

Phần lớn tất cả các giao tiếp hiện nay là giao tiếp phi ngôn ngữ. Theo một nghiên cứu cho rằng đối với sự chú ý giao tiếp bằng lời, người ta thống kê được rằng 7% là dành cho nội dung, 38% do giọng của bạn và 55% là do các cử chỉ ngôn ngữ không lời. Ở đây, có một số tín hiệu phi ngôn ngữ đơn giản nhưng có ý nghĩa quan trọng như ngôn ngữ cơ thể, nét mặt, quản lý thời gian.

• Ngôn ngữ cơ thể: Tín hiệu quan trọng để chia sẻ thông điệp mà bạn muốn. Hãy chắc chắn để giao tiếp bằng mắt với người đang nói và cố gắng tránh nhìn xuống quá nhiều, ngay cả khi bạn đang ghi chú. Để điểu chỉnh việc giao tiếp phi ngôn ngữ bạn có thể tập quan sát chính mình qua các video để điều chỉnh từ từ

• Cố gắng nhận thức được biểu cảm khuôn mặt của bạn, đặc biệt nếu nội dung được thảo luận là thứ bạn có ấn tượng tiêu cực hoặc thậm chí không có ấn tượng gì. Người nói và phần còn lại ẽ cố gắng đọc khuôn mặt của bạn nên hãy kiểm soát gương mặt của bạn

• Một thông điệp phi ngôn ngữ chính khác là liên quan đến việc quản lý thời gian. Điều này bao gồm cả thời gian họp và hoàn thành công việc được giao. Bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ và đảm bảo đã chuẩn bị trước khi bắt đầu. Nó cho thấy bạn coi trọng thời gian của họ và giúp bạn tạo ấn tượng tốt.

“Kỹ năng Giao tiếp và Thuyết trình” là một trong 30 chuyên đề thuộc chương trình đào tạo trực tuyến của Trung tâm Hỗ trợ DNNVV phía Bắc (thuộc Cục Phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và Đầu tư). Chương trình được ngân sách nhà nước hỗ trợ 100% kinh phí. Tìm hiểu thêm về các chuyên đề và đăng ký tham dự miễn phí tại đây: https://vietnamsme.gov.vn/elearning/